FRONT OFFICE E BACK OFFICE

Per una buona organizzazione degli uffici è necessario ipotizzare una divisione del lavoro e di competenze tra front office e back office.  Il front office ed il back office rappresentano i due elementi portanti dell’ufficio. "Il back office rappresenta il motore che mantiene in movimento tutte le attività dell’ufficio per le relazioni con il pubblico, il front office ne è il punto di massima visibilità". Il servizio offerto dalla Traffitek è caratterizzato da una comunicazione continua che rende back office e front office realmente complementari e allineati al fine di migliorare i rapporti e flussi comunicativi tra i due uffici creando un gruppo di lavoro e soprattutto dotando gli uffici di strumenti innovativi, in particolare per quanto riguarda i sistemi di archiviazione e gestione dati.  Il front office è il luogo fisico dove il cittadino entra in contatto con la pubblica amministrazione; è il luogo dove si concretizza realmente l’esperienza di servizio e dove il cittadino "è il protagonista"


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Front Office

Al front office il personale è chiamato a svolgere un ruolo operativo – elaborazione delle informazioni e delle risposte, monitoraggio, utilizzo degli strumenti, ecc. – e un ruolo relazionale – derivante dall’interazione con il cittadino che implica competenze trasversali quali la capacità di ascolto, l’orientamento all’utente, un atteggiamento di accoglienza, ecc. Per il raggiungimento di tale scopo la Traffitek doterà il personale di tutti gli strumenti necessari, quali ad esempio, computer, stampante, collegamenti con banche dati e con il software gestionale.


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Back Office

Nel back office, invece, si svolgono tutte le attività di progettazione, costruzione e verifica degli strumenti, dei processi e delle procedure di lavoro, di presidio dei flussi informativi interni. Il back office è il luogo dove confluiscono tutti i flussi informativi dell’Ente e dove questi vengono "lavorati". In particolare il back office si occupa di: gestire la comunicazione interna e i rapporti con i referenti interni, aggiornare le schede informative o le informazioni contenute nelle banche dati (consultate dal front office), predisposizione della modulistica per la fruizione dei servizi erogati dall’ente, coordinamento di campagne di comunicazione, monitoraggio e controllo dei flussi informativi interni ed esterni, analisi del grado di soddisfazione del cittadino e dei dati raccolti dal front office.